گرفتن پذیرش

هر کسی که از یکی از دانشگاه‌های ایران مدرک کارشناسی گرفته است می‌تواند تحصیلات خود را در خارج از کشور ادامه بدهد. امکان گرفتن پذیرش در مقطع کارشناسی از دانشگاه‌های خارج هم وجود دارد اما احتمال دریافت کمک هزینه در این مقطع (حداقل برای سال اول) بسیار کم است و شخص باید توانایی تامین هزینه‌های خود را داشته باشد.

مدارک لازم برای گرفتن پذیرش دکترا یا کارشناسی‌ارشد

زمان مناسب برای شروع اقدامات

چنانچه شما قصد دارید که در پاییز سال آینده تحصیلات خود را در خارج از کشور آغاز کنید، معمولا لازم است که مدارک مورد نیاز را تا قبل از پایان سال جاری میلادی تکمیل نموده باشید.

همچنین میتوان برای ترم زمستان نیز تحصیلات را شروع کرد که در این صورت معمولان می‌توان تا تابستان مدارک را ارسال کرد. البته احتمال کمک مالی و TA و بعضی‌ موارد دیگر کمتر است.

از آنجا که نتایج امتحانات زبان و همچنین GRE بلافاصله پس از امتحان آماده نخواهد شد و معمولا چند هفته پس از امتحان قابل ارسال به دانشگاه‌ها می‌باشد، اکیداً توصیه می‌شود که تا قبل از پایان آبان ماه سال جاری این امتحانات را بگذرانید. ضرب الاجل دانشگاه‌های مختلف برای ارسال مدارک متفاوت است، اما اغلب دانشگاه‌های کانادا و آمریکا از شما می‌خواهند که مدارک را بین ۶ تا ۹ ماه قبل از شروع ترم برای آنها ارسال نمایید.

بسیاری از دانشجویان در زمان ارسال مدارک همچنان مشغول تحصیل هستند و هنوز فارغ‌التحصیل نشده‌اند. تقریبا تمام دانشگاه‌ها به شما این امکان را می‌دهند که در زمان شروع تحصیل (نه در زمان ارسال مدارک) یا حتی بعد از شروع تحصیل، مدرک فارغ‌التحصیلی از مقطع قبلی را ارائه نمایید. در نتیجه در زمان ارسال مدارک لازم نیست که حتما فارغ‌التحصیل شده باشید، و می‌توانید در سال آخرِ تحصیل مدارک خود را ارسال نمایید. بدیهی است که قبل از شروع تحصیل در خارج از کشور باید از دانشگاه‌ِ فعلی فارغ‌التحصیل شوید.

انتخاب دانشگاه

" معیارهای انتخاب دانشگاه "

یکی از مهمترین بخش های گرفتن پذیرش میباشد.

اولین عامل در انتخاب دانشگاه، انتخاب کشور است و سپس انتخاب دانشگاه بر اساس رتبه، احتمال پذیرش و سایر موارد.

تماس با استادان

تماس گرفتن با استادان تاثیر بسزایی در بالابردن شانس شما در گرفتن پذیرش و ساپورت مالی دارد. برای تماس گرفتن با استاد‌ها به وب‌سایت‌هایشان مراجعه کنید. اگر زمینه کاری استاد، مورد علاقه‌ی شماست می‌توانید به استاد ایمیل بزنید. شانس گرفتن پذیرش معمولا وقتی بیشتر می‌شود که شما تجربه‌ی انجام پروژه‌ای مرتبط با زمینه کاری استاد را داشته باشید و صرف علاقمندی به پروژه همیشه کافی نیست. اگر دوستانی در دانشگاه مقصد دارید حتما با دوستانتان تماس بگیرید و بپرسید که کدام یک از استادان fund دارند. طبیعی است که استادانی که fund ندارند حتی اگر هم از کار شما خوششان بیاید معمولا نمی‌توانند شما را از نظر مالی ساپورت کنند و به شما RA بدهند.

در ایمیل‌هایی که به استاد‌ها می‌زنید، حتما از تجربیات کاری مرتبط خودتان بنویسید. ضمن این که اگر پذیرش گرفته‌اید حتما این موضوع را در ایمیل قید کنید. توصیه می‌شود که اگر وقت دارید نگاهی به مقالات اخیر استاد هم بیاندازید و در ایمیل بگوید که با چه قسمت‌هایی از کار آشنا هستید. شانس گرفتن پذیرش شما بالاتر خواهد رفت در صورتی که ایده‌ای برای ادامه کار یا بهبود آن داشته باشید، یا حتی اگر یک سوال خوب در مورد کار بپرسید. ولی در زمینه سوال کردن زیاده‌روی نکنید و سوال‌های متداول نپرسید. در غیر این صورت استاد ترجیح می‌دهد که اصلا جواب شما را ندهد. حتما رزومه‌تان را هم به ایمیل پیوست کنید.

چند نکته‌ی مهم:

1.       استادها در فصل پذیرش حدود روزی ۲۰ الی ۳۰ ایمیل از دانشجوها دریافت می‌کنند. در نتیجه حتی استاد‌هایی که به دنبال دانشجو هستند ترجیح می‌دهند بیشتر از یک دقیقه برای خواندن ایمیل شما وقت نگذارند. در نتیجه ایمیل را طوری بنویسید که استاد بتواند در کوتاه‌ترین زمان ممکن با تجربیات شما آشنا بشود. این موضوع در مورد رزومه هم صادق است. بنابراین مطالب غیرضروری و نه چندان مرتبط را از رزومه‌ای که برای استادها می‌فرستید حذف نمایید و سعی کنید رزومه را تا آنجا که ممکن است خلاصه کنید تا بیشتر کارهای مرتبط با کار استاد و همچنین موفقیت‌های مهم شما را شامل شود.

2.       به استاد‌هایی که زمینه کاریشان هیچ ربطی به هم ندارد ایمیل نزنید! به عبارت دیگر سعی کنید که واقعا به کسانی که به کارشان علاقمندید ایمیل بزنید. استادهای یک دانشکده با هم ارتباط دارند و ممکن است متوجه بشوند که شما به همه ایمیل زده‌اید و فقط هدفتان این است که به هر قیمتی که شده است پذیرش بگیرید.

3.       ترجیحا در subject ایمیل به طور صریح به موضوع کاری استاد اشاره کنید و تنها به گفتن این که به زمینه کاری استاد علاقمندید اکتفا نکنید. برای مثال فرض کنید که استاد مورد نظر در زمینه Virtual Machine کار می‌کند:
Interested in doing research on Virtual Machines می‌تواند subject خوبی باشد. در حالی که Interested in your field of research یا عناوین کلی‌ای مثل این، مناسب نیست.

4.       برای نوشتن ایمیل، از ساختارهای نگارش نامه رسمی استفاده کنید که شامل چهار بخش است: ۱. معرفی خود ۲. بیان علاقمندی و تجربیات ۳. بیان درخواست خود از استاد ۴. تشکر و قدردانی از استاد محترم.

زمان مناسب برای مکاتبه

در مورد بهترین زمان مکاتبه با استادان بسیار سخت می‌توان اظهار نظر کرد و نظرات متفاوتی در پاسخ به این سوال وجود دارد. بیشتر دانشجویانی که مسیر گرفتن پذیرش را طی کرده‌اند معتقدند که برای گرفتن پذیرش در ترم پاییز سال آینده می‌توانید از اواخر شهریور سال جاری مکاتبه با استادان را آغاز کنید.اگر بتوانید زودتر در امتحان TOEFL و GRE شرکت نمایید، می توانید شانس خود را در اینکه استاد ایمیل شما را باز کند بالا برید، چرا که ترافیک این ایمیل ها در مهر و آبان زیاد می شود. برای ترم ژانویه شانس باز کردن ایمیل‌ها بیشتر است. اما تجربیات متفاوت زیادی در این زمینه وجود دارد. آنچه که مسلم است، این است که برای گرفتن پذیرش، تماس با استادان بسیار مهم است و شما هر زمان که با آنها تماس بگیرید شانس خود را در گرفتن پذیرش بالا خواهید برد.

ارسال مدارک

شما باید مدارک خود را که برای هر دانشگاه متفاوت می باشند قبل از ضرب الاجل تعیین شده دانشگاه در داخل پاکت گذاشته و برای آدرسی که در سایت دانشگاه نوشته شده پست کنید.

پست های بین المللی

از آنجاییکه معمولا دوستان زمان کافی برای این کار ندارند مجبور هستند که از پست های بین المللی، مانند DHL و TNT و Aramex استفاده نمایند.

در مورد پست های بین المللی باید به نکات زیر توجه کرد:

  • شرکت ها انواع مختلف ارسال مرسوله دارند که با تماس با آنها می توانید از آنها مطلع شوید.
  • زمان های رسیدن همه بطور تقریبی است. امکان دارد بنا به دلایل مختلف زمان رسیدن بسته شما حتی به 10 روز هم برسد (5% مواقع). بخاطر همین شدیدا توصیه می شود زمان ارسال مدارک را برای آخرین لحظه ها نگذارید.
  • در اکثر موارد رسیدن بسته به آمریکا به دلیل معطل شدن بسته در مرحله clearance بیشتر طول میکشد. گاهی بسته ها کشور کانادا از مسیر آمریکا می رود. که در این صورت حداکثر ظرف 30 روز می رسند. (5% مواقع).
  • آدرس ها به دو دسته تقسیم می شوند:

1.       courier: با این آدرس بسته نهایتا به یک شخص داده می شود و امضای او به عنوان تحویل گیرنده توسط پست گرفته می شود که معمولا در ساعت های اداری باید مرسوله تحویل داده شود. برای شرکت های پست بین المللی سعی کنید از این آدرس استفاده کنید.

2.       P.O.BOX: که صندوق پستی آن اداره (یا دفتر) می باشد که در هر ساعتی از شبانه روز می توان مرسوله را در آن انداخت. پست های بین المللی گاهی چنین آدرس هایی را قبول نمی کنند.

    • در مواردی مثل سوئد به خود دانشگاه DHL ندارد و در آنجا تحویل نزدکترین مرکز DHL به دانشگاه می شود و از آنجا با یک پست معمولی می رسد.
  • سعی کنید تمام موارد پستی را داخل یک پاکت بگذارید. حتی مدارکی را که آپلود کردید را در پاکت برای محض اطمینان بگذارید. اگر شما قرار است ریزنمرات رسمی را از طریق دانشگاه بفرستید می توانید مدارک دیگر (توصیه نامه، رزومه و...) را به مسئول دفتر بدهید تا با ریزنمره اصلیتان پست کند. در ادامه به مدارکی که باید ارسال شود پرداخته می شود.
  •  بعضی از دانشگاه ها از داوطلبین می خواهند که توصیه نامه ها توسط اساتید بصورت مستقیم ارسال شود تا مطمئن باشند که دانشجو از محتوای اوراق اطلاعی ندارد. این کار شامل هزینه بسیار زیادی می شود. راه حل آن این است که شما توصیه نامه ها را بصورت Sealed شده بفرستید. یعنی توصیه نامه استاد (که بر سربرگ انگلیسی دانشگاه پرینت و امضا شده است) یا فرم مخصوص دانشگاه مقصد که توسط استاد تکمیل و امضا شده (و یا هر دو) را داخل پاکت دانشگاه گذاشته، درب پاکت را با چسب نواری بچسبانید و در نهایت استاد روی چسب و پاکت را با ماژیک CD امضا کند. به این نحو اگر پاکتی باز شود مشخض خواهد شد. شما می توانید تمام توصیه نامه ها را به همراه بقیه مدارک در یک پاکت به دانشگاه مقصد پست کنید.
  • دوستان عزیزی که در شهرستان هستند می توانند برای مطلع شدن راه های ارسال با شماره های شرکت ها که در جدول آمده تماس بگیرند.

پست ایران

در صورتی که هزینه ارسال مدارک برای شما زیاد است، می‌توانید مدارک خود را با پست اکسپرس دوطرفه ایران ارسال کنید. شما با حدود کمتر از 10000 تومان می‌توانید مدارک خود را به هر کشوری که می خواهید بفرستید و تا کمتر از ۱۲ روز نیز مدارک در اختیار آنها می‌باشد. البته اطمینان این پست با پست‌های بین المللی که شما می‌توانید هر لحظه مکان مرسوله خود را در اینترنت چک کنید و باید حدود سی‌هزار تومان نیز بپردازید فرق می کند، اما بسیاری از دوستان مدارک خود را با این پست بدون مشکل ارسال کرده‌اند. مشکل ایران و آمریکا تاثیر زیادی در پست ندارد و اگر بسته شما سالم از ایران خارج شود مطمئن باشید که بعد از آن به سلامت به آمریکا یا هر کشور دیگری می رسد. البته بعضا دیده می‌شود که خود ماموران پست ایران نیز شما را به پست کردن با پست‌های بین المللی تشویق می‌کنند و شما را می ترساند که ممکن است بسته شما با پست‌های داخلی نرسد که این نیز در نوع خود جالب است. ناگفته نماند که خیلی از دوستان اصلا پست ایران را توصیه نمی نمایند.خیلی از دوستان هم ترجیح میدهند به صورت شریکی بسته هایشان را با هم، و از طریق پستهای بین المللی ارسال کنند تا هم سریعتر به مقصد برسد و هم هزینه ارسال بین آنها تقسیم شود.

  • برای مطلع شدن از قیمت پست بین المللی هوایی جمهوری اسلامی به سایت  آن مراجعه کنید.

 

نکات مهمی که باید توجه کنید

  • باید توجه کنید که در برخی مواقع باید مدارک را به دو آدرس مختلف بفرستید. مثلا در مورد دانشگاه میشیگان شما باید دو سری ریز نمرات بفرستید که یکی به دانشکده و دیگری به بخش مربوط به تحصیلات تکمیلی می‌رود. برای جلوگیری از 2 بار پرداخت هزینه پست میتوان با دانشکده هماهنگ کرد تا هر دو بسته برای آنها فرستاده شود و سپس خود دانشکده بسته مربوط به تحصیلات تکمیلی را از طریق پست داخلی برای آنها ارسال نماید. دقت شود قبل از انجام این عمل حتما هماهنگی با دانشکده صورت پذیرد.
  • در هنگام فرستادن مدارک خیلی هم عجله نکنید. اولا که این ضرب الاجلی که تعیین می شود بیشتر برای submission فرم‌های تقاضانامه شما می‌باشد که باید سر موعد مقرر این کار انجام گیرد که در این زمان نیز به خیلی از مدارک که وقت گیر هستند نیازی نیست مثلا نامه های توصیه نامه یا ریز نمرات باید جداگانه فرستاده شوند. در بخش پر کردن فرم‌های تقاضانامه (application forms) شما به مدارکی مانند رزومه، SoP یا نامه سوابق شخصی نیاز دارید. البته حتی اگر این نامه‌ها را نتوانسته‌اید بنویسید عجله نکنید چرا که بعدا می توانید با مدارک دیگر پست کنید. ریز مدارکی که باید پست شوند معمولا عبارتند از:
    • توصیه نامه های اساتید اگر روی کاغذ نوشته شده باشند.
    • اگر دانشگاهی فرمهای آن-لاین تقاضانامه ندارد فرم را پرینت گرفته و بعد پر نمایید سپس در داخل پاکت قرار دهید.


مدارکی که می توانید در داخل پاکت اضافه کنید:

    • بسیاری از دوستان مجددا مدارکی را که به صورت آن-لاین submit نموده اند در داخل پاکت می گذارند تا کار از محکم کاری عیب نکند. این کار به میل خودتان است ولی لزومی ندارد.
    • مقالات علمی که دارید با کیفیت خوب پرینت گرفته و در داخل پاکت بگذارید (معمولا نیازی به فرستادن مقالات نمیباشد ولی خیلی از دوستان معمولا چکیده مقالات مهم را ارسال میکنند). در بیشتر فرمهای آن-لاین تقاضانامه بخشی به این کار اختصاص داده شده است ولی بعضی دوستان آنقدر مقاله چاپ کرده‌اند که جا برای submit همه آنها به صورت آن-لاین نیست.
    • در برخی فرمهای آن-لاین تقاضانامه نمونه کارهای نوشتاری شما را می خواهند که می توانید از مقالات خود در این بخش استفاده کنید و با این کار چند نشان را با هم بزنید. یعنی هم مقاله دارید، هم خودتان نوشته اید، هم از پول پست بکاهید.
    • برخی دوستان از شرکتهای معتبر نامه هایی تهیه می کنند که نوعی توصیه نامه از آن شرکت است که ایشان اینجا در این مدت با این سمت اینجا مشغول بوده و ما نیز از ایشان خیلی راضی بوده‌ایم این گونه نامه ها هم می تواند با مدارک پست شود. اگر نامه خوب باشد این کار نیز سودمند است ولی اجباری نیست.
    • رزومه، SoP و سوابق شخصی (در صورتی که دانشگاه بخواهد) نیز می تواند مجددا در پاکت قرار گیرد.

پرداخت هزینه‌ها با کارت اعتباری

معمولا برای اینکه بتوانید فرمهای آن-لاین تقاضانامه را submit کنید نیاز به یک کارت اعتباری بین المللی مانند Visa, Master card, Credit card, American express دارید تا بتوانید هزینه‌ای که برای بررسی مدارک گرفته می شود را بپردازید. این نیز یکی از مشکلات دانشجویان ایرانی است. اگر دوستان یا اقوامی در خارج از کشور دارید که مشغله‌ی زیادی ندارند می‌توانید از آنها بخواهید که این کار را برای شما انجام دهند. اگر با آنها خیلی صمیمی هستید می‌توانید شماره کارت و تاریخ انقضای آن را از آنها بگیرید و خودتان این کار را انجام دهید ولی این کار توصیه نمی شود چون ممکن است خدای نکرده برای حساب آنها مشکلی پیش بیاید که شما را مقصر ببینند.

به هر حال در تعداد کثیری از دانشگاه ها شما نیاز دارید که این پول را پرداخت کنید. البته شرکتهایی نیز در ایران هستند که این کارها را انجام می دهند و یا کارت‌های debit می فروشند. در ماه‌هایی که سر این شرکت‌ها شلوغ است مثلاً در آبان و آذر ممکن است صدور کارت تا یک ماه نیز طول بکشد. در ضمن این شرکت‌ها برای هر دلار درصدی سود نیز برای خود نگه می‌دارند. ضمن این که دوستان تجارب ناخوشایندی نیز با برخی از این شرکت‌ها داشته‌اند.

نهایتا با توجه به تجربیات زیاد دوستان و مشکلات پیش آمده در زمینه پرداخت Application Fee ها و مخصوصا ارسال نمرات TOEFL توصیه می شود اول از طریق کارتهای اعتباری دوستان و اقوام خارج از کشور اقدام شود و در درجه دوم از شرکتهای ایرانی کارت خریداری شود.